A RFP é o convite enviado a um grupo de fornecedores para apresentarem propostas de venda de produtos ou serviços. Um processo de aquisição envolvendo vários fornecedores aumenta a capacidade de negociação e o poder de compra das empresas. O documento deve conter o maior número de informações possível para que os fornecedores usem sua criatividade para oferecer a melhor solução para a empresa. 

    Desta forma, a elaboração de uma RFP é importante para garantir a eficiência do processo de aquisição. Deve seguir uma metodologia e linguagem comum ao gerenciamento de projetos, utilizando técnicas e análise de requisitos. São muitos os benefícios de utilizar uma RFP dentro de um processo de aquisição de produtos ou serviços. Podemos destacar: várias propostas de fornecedores melhora o processo de decisão; aumenta o poder de compra da empresa; torna o processo de aquisição claro e transparente para os fornecedores e para a empresa; retira do processo a subjetividade e concentra-se na racionalidade para selecionar o fornecedor; permite larga escala de distribuição; e, estabelece um cronograma formal de entrega das informações. 

      Existe uma forte relação entre a análise de requisitos de um projeto e a RFP. Se a análise for elaborada corretamente ela pode ser facilmente incluída na RFP, economizando tempo e esforço. Além de estabelecer uma linguagem comum entre o processo de aquisição e o gerenciamento de projetos.